Wdrożenie systemu CMMS? Najpierw - budżet!

Budżetowanie projektów cyfryzacji przedsiębiorstwa jest jednym z głównych elementów, o który trzeba zadbać, żeby projekt w ogóle mógł się odbyć. Jeśli zależy nam na wdrożeniu systemu CMMS w swoim dziale UR, musimy przejść kilka kroków, które doprowadzą nas do szczęśliwego wdrożenia. My dzisiaj skupimy się na budżetowaniu. Jak zaplanować budżet na wdrożenie systemu CMMS, co wchodzi w skład systemu poza oczywistymi kosztami, jak klarownie przekazać swoje potrzeby i kwoty wyższym szczeblom organizacji oraz czy dostawca systemu może nam pomóc również w tym procesie? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć i dostarczyć cennych wskazówek, które pomogą zaplanować budżet na projekt sprawnie i przechodzić do wdrożenia, może już w przyszłym roku 😉

Za co płacimy

Koszty systemu CMMS to nie tylko oczywiste ceny licencji i modułów, planując budżet należy zwrócić uwagę kilka  innych czynników.

Koszty standardowe

Koszty systemu

Decydując się na system CMMS będziemy musieli ponieść koszty licencji oprogramowania oraz koszty instalacyjne. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że każda organizacja ma inny proces wewnętrzy i inne potrzeby względem systemu. Dlatego często występuje możliwość wyboru modułów i funkcji, które najlepiej zoptymalizują dotychczasowy schemat pracy techników utrzymania ruchu i można je wybrać jako opcje dodatkowe dołożone do podstawowych funkcjonalności systemowych. Ponadto, jeżeli rozwiązanie, które wybierzesz jest wspierane i rozwijane, istnieje możliwość dobudowania funkcjonalności na życzenie klienta. Kosztem, który może wchodzić w skład faktur, będą również opłaty za integracje systemów aktualnie wykorzystywanych w organizacji z wdrażanym systemem CMMS.

Dodatkowy sprzęt

Dodatkowy sprzęt to element, który należy wziąć pod uwagę, jeśli do tej pory telefony czy tablety nie były wykorzystywane przez SUR. Mobilne jednostki to jedne z najbardziej efektywnych modułów oprogramowania CMMS. Dzięki nim technicy mogą sprawnie obsługiwać zgłoszenia serwisowe, zapisując dane na bieżąco w lokalizacji zdarzenia, tworząc przy tym historie awarii.

Infrastruktura informatyczna

Infrastruktura informatyczna to całokształt wykorzystywanych w organizacji narzędzi i rozwiązań, bez których użycie systemów informatycznych nie mogłoby się udać. Przed wyborem systemu CMMS, należy zorientować się czy twoja organizacja posiada serwer, na którym można zainstalować system, jakie są jego wymagania i ograniczenia. W przypadku wdrożenia w chmurze obliczeniowej, warto zapoznać się z cenami utrzymania i eksploatacji takiego rozwiązania.

Szkolenia użytkowników

Pamiętaj, że w trakcie wdrożenia oprogramowania CMMS, warto zdecydować się na szkolenia użytkowników końcowych, aby wszystkie funkcje systemu zostały wytłumaczone szerszemu gronu, niż w trakcie procesu zakupu. Wtedy proces aklimatyzacji do narzędzia przebiegnie sprawnie, a wprowadzane dane, szybciej zaczną przynosić wartość dla przedsiębiorstwa oraz błędy zostaną ograniczone.

Koszty opcjonalne

Specyfikacja

Aby jak najdokładniej określić potrzeby działu i firmy, w którym ma zostać wdrożony system CMMS, często przydatne okazuje się określenie specyfikacji. Specyfikacja jako dokument przedstawiający każdy poszczególny element,  funkcjonalność, potrzeby jakie powinien zaspokoić system, bywa ciężka do przedstawienia, szczególnie na etapie,
gdy dział jeszcze nie wie dokładnie jak bardzo rozwiniętego systemu CMMS potrzebuje. Czy potrzebna jest możliwość skanowania kodów QR?
Jakie raporty potrzebujemy dobudować do systemu?

Jeżeli nie jesteśmy w stanie sami określić zwięźle swoich potrzeb, można skorzystać z usług firm, które zajmują się określaniem specyfikacji. Wtedy koszt takiego działania również należy wziąć pod uwagę, w trakcie planowania budżetu na wdrożenie systemu CMMS.

Zatrudnienie pracowników

Kolejnym dodatkowym kosztem, który może okazać się konieczny do poniesienia jest zatrudnienie nowych pracowników, których zadaniem, będzie np. wprowadzenie wszystkich danych historycznych do systemu, które do tej pory spisywane były na kartach. Do takich zadań często zatrudnia się stażystów, którzy szybko i sprawnie wprowadzą wszystkie potrzebne do efektywnego działania systemu dane. Może również okazać się konieczne zatrudnienie administratora systemu. Jeśli wiemy, ze nie mamy zasobów, aby ktoś z dotychczasowego zespołu pełnił funkcje nadzorcy pracy systemu, dbał o ewentualne rozbudowanie go oraz szkoleń i raportowania danych, wtedy może okazać się konieczne powitanie nowej osoby w zespole. Takie okoliczność również warto przemyśleć przed budżetowaniem projektu wdrożeniowego.

Czas operacyjny i zarządzanie zmianą

Mimo, ze system ma zapewnić nam optymalizację działań, cyfryzację dokumentacji, skrócenie czasu trwania awarii, reakcji na awarie czy przyśpieszyć inwentaryzacje magazynowe, to w trakcie wdrożenia systemu CMMS, czynności te mogą zajmować nawet więcej czasu niż dotychczas. Wynika to z konieczności nauczenia się nowych sposobów rozwiązywania problemów przy pomocy systemu i zarządzania zmianami.

Czas przeznaczony na zarządzanie dokumentacją w trakcie wdrożenia wzrasta średnio o 10%.

Czas przeznaczany na zarządzanie awariami wrasta średnio o 3h względem godzin miesięcznie przeznaczanych na te działania przez wdrożeniem.

Dane wyliczone w oparciu o analizę ROI – wskaźnik rentowności stosowany w celu zmierzenia efektywności inwestycji, w system CMMS Profesal Maintenance.

Nie uniknione jest przeznaczenie dodatkowych godzin na naukę użycia końcówek mobilnych przez techników lub spędzenia dodatkowego czasu przy głównej jednostce systemu przez kierownika UR analizując dane ze wszystkich raportów. To jednak nic strasznego w perspektywie optymalizacji na przyszłość, jednak warto wziąć te koszty pod uwagę przy budżetowaniu projektu.

Bufor budżetowy

Bufor budżetowy powinien zapewnić nam spokój ducha, ale zarazem dać możliwość ewentualnych zmian w trakcie wdrożenia. Może okazać się, że jednak konieczna jest bardziej rozbudowana funkcjonalność systemu, że jeszcze jeden raport powinien zostać dobudowany, wtedy koszty przewidziane jako bufor, mogą okazać się potrzebne. Jeśli nie zostanie on wykorzystany, zawsze można przerzucić fundusze na inne potrzeby działu utrzymania ruchu. 😉

Co przygotować i zanieść do Zarządu?

Jeśli mamy już określony zakres wdrożenia, wiemy, że chcemy podjąć się tego wyzwania, musimy naszą wizję przedstawić Zarządowi. Ważne, aby koszty zestawić z realnymi problemami, które system ma za zadanie rozwiązać. Dlatego przygotuj wizję wdrożenia. Wykorzystanie systemu CMMS podnosi podstawowe wskaźniki SUR, takie jak czas reakcji na awarie, czy czas trwania napraw, wydaję się to logiczne, jednak trzeba pokazać takie przykłady na liczbach, aby nasz projekt wdrożeniowy otrzymał wystarczający budżet. W końcu lepsze wyniki działu UR to większy zysk dla przedsiębiorstwa. Najlepiej takie dane wykazać poprzez uzasadnienie biznesowe inwestycji we wdrożenie CMMS. W tym wypadku przydatnym narzędziem jest analiza ROI – obliczenie przewidywanego zwrotu z inwestycji w system i efektywności wdrożonego CMMS. Ponadto warto podkreślić korzyści niewymierne, takie jak wygoda codziennych zadań pracowników (np. przeglądów prewencyjnych), wpływ systemu na ogólny poziom cyfryzacji całej organizacji. Nowoczesne technologie mogą mieć też wymiar reklamowy przedsiębiorstwa i wpływać na chęć zatrudnienia się w nim coraz to lepszych specjalistów. Warto też zauważyć, że integracja systemu CMMS z systemami już wykorzystywanymi w firmie wpływa na możliwości analiz danych i wyciągania wniosków na rzecz nowych inwestycji.

Skąd wziąć dane?

Gdy stoimy przed wyzwaniem przedstawienia danych, które poprą decyzje budżetowania wdrożenia systemu CMMS w przedsiębiorstwie, potrzebne nam są konkretne informacje. Jednak skąd je wziąć? W tym momencie przydatne okazuje się odbycie kilku spotkań z dostawcami systemów, aby poznać funkcjonalności rozwiązań dostępnych na rynku, ich ceny i możliwości ewentualnego rozwoju. Trzeba poznać wymagania systemowe oraz porównać je z infrastrukturą dostępną w firmie. Należy również zastanowić się ilu użytkowników będzie realnie wykorzystywało system, ze względu na to, że systemy obecnie często sprzedawane są w modelu udostępniania kont dla poszczególnych użytkowników. Ważne jest również, aby poznać sposoby na finansowanie systemu. Czy jest możliwość wykupu wieczystego systemu? Czy można opłacać system CMMS na raty?

Jedną z ważniejszych kwestii jest również zorientowanie się jak przebiega gwarancja systemu, jakie są jej warunki oraz jakie wsparcie firma oferuje po zakończeniu czasu jej obejmowania.

Od dostawcy systemu warto dowiedzieć się jakie są przewidywane terminy wdrożenia, jak wygląda harmonogram wdrożenia, dzięki czemu zaplanowanie kosztów w dziale księgowym będzie łatwiejsze.

Przykładowy harmonogram wdrożenia systemu CMMS

Jak może pomóc dostawca systemu CMMS?

Mimo, że odpowiedź na pytanie: jak zaplanować budżet na wdrożenie systemu CMMS może nie wydawać się prosta, pocieszający natomiast wydaję się fakt, że dostawcy systemu mogą nam przy tym pomóc. Pamiętaj, że to dzięki nim możesz poznać szczegółowe informacje dotyczące finansowania, harmonogram wdrożenia oraz warunki gwarancji. Jednym z ważniejszych tematów, który warto dopytać jest wsparcie powdrożeniowe zapewniane przez firmę dostawcy. Możliwe, że na początku wdrożenia ten temat nie jest kluczowy, jednak jeśli chcemy wykorzystywać wybrany system przez lata, a nie zaledwie kilka miesięcy, to istotne jest późniejsze wsparcie w rozbudowie rozwiązania CMMS. Dostawcy również mogą pomóc przy wyliczeniu ROI – zwrotu z inwestycji w system CMMS, co pomoże wykazać przed zarządem dane oparte o liczby.

Aby obniżyć koszt wdrożenia systemu CMMS, pamiętaj, że najłatwiej zacząć od prostych wersji systemu, przejść proces wdrożenia, zarządzania zmianą i aklimatyzacji do rozwiązania informatycznego w firmie produkcyjnej. W takim przypadku również koszty okażą się niższe niż przy wyborze najbardziej rozwiniętej wersji. W późniejszych etapach można dobudowywać coraz to więcej funkcjonalności, które będą odpowiadały potrzebom rozwijającej się firmy. Można również ustalić z dostawcą rozbicie kosztów na etapy, według harmonogramu wdrożenia.

Aby posiadać pełen ogląd sprawy kosztów i wsparcia powdrożeniowego, polecamy również poznać warunki umowy dotyczące poziomu oraz warunków świadczonych usług z zakresu IT (SLA - Service Level Agreement), aby mieć pewność, że dostawca oprogramowania zadba o komfort pracy z oprogramowaniem, również po jego wdrożeniu.

---

Jeśli chcesz otrzymać wsparcie przy wdrożeniu systemu CMMS, polecamy naszych specjalistów, którzy przeprowadzą cię przez proces budżetowania, wyboru i implementacji systemu w twojej firmie. Sprawdź nasze rozwiązanie CMMS i skontaktuj się z nami.