O autorze:Aleksandra Kamińska
Stażystka w dziale marketingu, przynosi nowe pomysły i świeże spojrzenia na strategię firmy Profesal
Współczesne problemy dużych firm
Wolny przepływ informacji, brak optymalizacji, czasochłonność wykonywanych zadań, opór pracowników przed zmianą – to jedne z wielu problemów, które napotykają przedsiębiorcy dużych, rozwijających się firm. Pytanie, jak poradzić sobie z powszechnymi przeszkodami organizacyjnymi przedsiębiorstwa z pewnością spędza sen z powiek niejednego kierownika. Wspólnym czynnikiem dla pojawiających się problemów w różnych firmach są często przyczyny o podobnym podłożu.
Utrudniona komunikacja wewnętrzna w firmie
Płynny przekaz informacji między działami czy między kierownikiem danego oddziału, a szefem to jedna z kluczowych składowych sukcesu przedsiębiorstwa. Utrudnienia w komunikacji wewnętrznej mogą prowadzić do straty efektywności, napięć między pracownikami czy błędów i niejasności wykonywanych przez nich zadań.
Jednym z najczęstszych powodów opóźnionego przekazu informacji jest zdecydowanie nieefektywne wykorzystanie narzędzi komunikacyjnych w firmie. Jako przykład można przywołać sytuację w dziale HR opisaną w case study Profesal Ticket System. W momencie prężnego rozwoju przedsiębiorstwa spraw do rozwiązania jedynie przybywa i często zwykła skrzynka pocztowa może nie być tak efektywna jak na początku. Warto więc zastanowić się nad systemami ticketowymi ułatwiającymi szybszy przepływ informacji. Kolejną ważną przyczyną mogą być niesprecyzowane odgórne wymagania dotyczące wykonywanych zadań. Klarowne i dokładne przedstawienie oczekiwań może zaoszczędzić nasz czas i nerwy, a co za tym idzie pieniądze. Warto na samym początku zlecenia zadania jasno określić wskaźniki KPI, wytyczne oraz ramy czasowe, aby nie zostawiać miejsca na domysły i własne interpretacje. Dobrym posunięciem jest również określenie i wyznaczenie osoby, która będzie w stanie odpowiedzieć na dodatkowe pytania pojawiające się podczas wykonywania zadania.
Problem z zapewnieniem odpowiedniej selekcji i terminowości zadań
Skuteczne zarządzanie czasem wykonywanych prac oraz odpowiedniego ich pogrupowania to zdecydowanie czynniki, które znacząco wpływają na funkcjonowanie firmy. Zapewnienie sprawnego ich działania z pewnością przełożą się na coraz lepsze wyniki przedsiębiorstwa jak i sprawniejszą komunikację wewnątrz firmy.
Klarowne określenie priorytetu zleconego zadania na samym początku to aspekt, który nigdy nie powinien być pomijany. Działanie to pomoże pracownikowi łatwiej uporządkować swoje zadania i wykonać najpierw te najpilniejsze z najkrótszym terminem. Wyklucza to sytuacje, w których w pierwszej kolejności wykonywane są zlecenia z odległym terminem, a pomijane są te, które trzeba zrobić ‘’na wczoraj’’. Warto również podejść rzetelnie do harmonogramowania działań w firmie. Jest to ważny aspekt, dzięki któremu możemy uniknąć przestojów w pracy czy też kolizji zadań. Dobrze wykonany harmonogram ułatwi trzymanie się terminów przez zespół oraz wykluczy nakładanie się zadań na siebie.
Opór przed zmianą
Słowo zmiana dla dużej części społeczeństwa ma wydźwięk negatywny, ponieważ kojarzy się z wyjściem ze swojej strefy komfortu, przeobrażenia dotychczasowego stylu pracy czy nawet straty aktualnego stanowiska. Natomiast firma musi cały czas przeobrażać i dostosowywać się do aktualnego rynku i rozwijającego się świata. Bez zmian przedsiębiorstwo stoi w miejscu, więc ważne jest zrozumienie pracownika i ułatwienie mu przejścia przez trudną dla niego sytuację, co z pewnością przyspieszy proces wdrażania zmian.
Przyczyną zagubienia pracownika w nowej rzeczywistości często jest mało szczegółowe szkolenie wdrażające. Na przykład w momencie wprowadzania nowego systemu do przedsiębiorstwa, którego zadaniem jest automatyzacja pewnych czynności, znaczące jest dokładne przeszkolenie danego pracownika, który będzie się nim posługiwał. Ważnym aspektem jest również wyznaczenie ram czasowych w ciągu których nie będą wyciągane konsekwencje spowodowane błędnym użytkowaniem systemu. Jest to kluczowy punkt wprowadzania zmiany, dzięki któremu pracownik może ze spokojną głową przyswajać nową rzeczywistość bez niepokoju przy pojawianiu się pierwszych błędów. Jasne przedstawienie korzyści dla firmy i pracownika oraz określenie, dlaczego dana zmiana zostanie wprowadzona jest kolejnym znaczącym krokiem. Ludzie postawieni przed reorganizacją dotychczasowych procesów w firmie często zadają pytanie „po co coś zmieniać, skoro było dobrze?”. Warto przedstawić pracownikom wszystkie korzyści, które osiągnie nie tylko firma, ale przede wszystkim pracownik, dzięki danej optymalizacji. Zasadnicze znaczenie ma również wyznaczenie osoby, która będzie w stanie rozwiewać wszelkie wątpliwości, które powoduje wprowadzona zmiana.
Czasochłonność wykonywanych zadań
Czas to wyjątkowo cenny zasób przedsiębiorstwa zarówno ze strony pracownika jak i pracodawcy. Bardzo ważne jest zastanowienie się jak możemy zoptymalizować procesy w firmie tak, aby maksymalnie skrócić czas ich wykonania przy zachowaniu tak samo wysokiej jakości.
Jedną z wielu przyczyn czasochłonności wykonywanych zadań może być brak baz wiedzy dla pracowników. W momencie, gdy pracownik ma do wykonania zlecenie, którego nigdy wcześniej nie robił to zapewne zajmie mu dłuższą chwilę, by wymyślić rozwiązanie czy etap, od którego może zacząć. Ewentualnie poprosi o pomoc kogoś bardziej doświadczonego lub będzie uczył się na własnych błędach. Gromadzenie historii spraw pozwoli więc nie tylko zaoszczędzić czas danego pracownika, ale również jego kolegów i pomoże wyeliminować oczywiste błędy. Dzięki temu rozwiązaniu wykonujący może bez problemu odszukać podobne zlecenie i prześledzić po kolei etapy jego wykonania, rozwiewając przy tym swoje wątpliwości.
Na ten oraz wiele innych problemów średnich czy dużych firm odpowiada Profesal Ticket System.
Jest to oprogramowanie umożliwiające efektywne zarządzanie wewnętrznymi sprawami za pomocą automatycznie tworzonych ticketów (wirtualnych opisów spraw, obejmujących najważniejsze informacje).
Ticket system pomoże Twojej firmie w tworzeniu i śledzeniu zgłoszeń, kategoryzacji i priorytetyzacji, przypisywaniu osób odpowiedzialnych za zgłoszenia czy nawet przygotowywaniu rzetelnych raportów.
Oprogramowanie zapewnia również integracje z innymi systemami, co pozwala na bezproblemową wymianę danych i zwiększenie efektywności procesów.
