Firmowy system informatyczny – jak zacząć?

Czy w Twojej firmie jest już wdrożony system informatyczny? Jeżeli chcesz stawiać pierwsze kroki w kierunku Przemysłu 4.0 i wprowadzić innowacyjne rozwiązania do firmowych procesów - podpowiemy Ci od czego zacząć!

Jaki system będzie odpowiedni?

Jeśli szukasz systemu dla firmy produkcyjnej – najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będzie system klasy CMMS – z ang. Computerised Maintenance Management Systems, co można tłumaczyć jako: „system komputerowego wsparcia zarządzania ruchem”. Dla efektywnego funkcjonowania parku maszynowego najważniejsze jest zachowanie ciągłości produkcji i ciągła optymalizacja procesów – systemy CMMS wspierają służby utrzymania ruchu w osiąganiu tych celów.
 

• ERP – z ang. Enterprise Resource Planning, co można tłumaczyć jako: „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. Najważniejsze w tym systemie jest zintegrowanie informacji o wszelkich procesach firmowych w jednej bazie danych, zapewnienie dostępu do firmowej bazy wiedzy i generalnie przyśpieszenie obiegu informacji.
• CRM - z ang. Customer Relationship Management, co można tłumaczyć jako: „zarządzanie relacjami z klientami”. Relacje z klientami to najcenniejsze aktywa przedsiębiorstwa. System ten przede wszystkim ma na celu uporządkowanie procesów sprzedażowych i marketingowych.

Jeśli szukasz systemu dla firmy produkcyjnej – najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będzie system klasy CMMS – z ang. Computerised Maintenance Management Systems, co można tłumaczyć jako: „system komputerowego wsparcia zarządzania ruchem”. Dla efektywnego funkcjonowania parku maszynowego najważniejsze jest zachowanie ciągłości produkcji i ciągła optymalizacja procesów – systemy CMMS wspierają służby utrzymania ruchu w osiąganiu tych celów.

Wdrażanie systemu informatycznego – krok po kroku

Przedstawione niżej kroki odnoszące się do wdrażania w firmie systemu informatycznego klasy ERP, CRM czy CMMS – to tak naprawdę zestaw rad bazujący na naszym doświadczeniu.

Krok 1: Musisz sobie odpowiedzieć na jedno bardzo ważne pytanie: dlaczego potrzebujesz systemu?

Powody mogą być różne: potrzeba ogólnego usprawnienia pracy, chęć przeorganizowania konkretnych działów, wsparcie pracy w trybie zdalnym, czy nawet potrzeba wydania budżetu na innowacje. Warto wybrać kilka kluczowych problemów zaobserwowanych w firmie i zastanowić się, w jaki sposób cyfryzacja mogłaby je rozwiązać.

Krok 2: Opracuj specyfikację

Jeśli już wiesz, jakie obszary najbardziej potrzebują wsparcia informatycznego, spróbuj zidentyfikować swoje potrzeby odpowiadając na tego typu pytania:

• Czy potrzebujesz aplikacji mobilnych? dostępu do systemu z różnych platform? dla ilu osób? jakie uprawnienia powinny posiadać te osoby? czy potrzebujesz modułu Rejestracji Czasu Pracy dla pracowników?
• Jakie dokumenty używane w firmie można by było przekształcić w formularze ?
• Czy przydadzą się integracje z innymi systemami (np. systemem finansowo-księgowym, Mailer Lite, , WMS, BMS)? czy chcesz, aby powiadomienia o ważnych zdarzeniach w systemie były wysyłane na pocztę elektroniczną?
• Jeśli stosujesz w firmie np. narzędzia LEAN – czy w systemie będzie możliwy dostęp do ich wersji cyfrowej?

Krok 3: Wybierz system

Na rynku jest dostępnych wiele systemów informatycznych różnych rodzajów – na pewno opłaci się poświęcić trochę czasu na znalezienie tego, który najlepiej sprosta Twoim wymaganiom. Warto zwrócić uwagę na to, żeby system miał potencjał poszerzania funkcjonalności i mógł się rozwijać razem z Twoją firmą

Specjaliści Profesal stworzyli narzędzia, które mogą być cennym wsparciem podczas dokonywania takiego wyboru:

• Porównywarka systemów – gdy po wstępnej selekcji zostaną wyodrębnione najbardziej interesujące systemy, można je porównać w naszym narzędziu, które bierze pod uwagę różne parametry i konfiguracje systemów
• ROI – obliczanie zwrotu z inwestycji. Narzędzie to pozwoli przekonać przełożonych do zainwestowania w system informatyczny, ale również wskaże konkretne obszary firmy, które zostaną zoptymalizowane. 

Krok 4: Zaangażuj pracowników

Ważnym aspektem wdrażania oprogramowania jest zarządzanie zmianą. Pracownicy będą musieli się wdrożyć do pracy w nowym systemie i przeorganizować sposób swojej pracy (więcej na ten temat tutaj: https://www.profesal.pl/blog/zarzadzanie-zmiana.html). Bardzo ważne jest, aby użytkownicy uczący się systemu mieli wsparcie merytoryczne i byli przez ten proces odpowiednio przeprowadzeni. Dzięki czemu unikniemy niepotrzebnych frustracji a sam system znacznie szybciej zacznie przynosić profity.

W czasach tak szybko postępującej technologii, cyfrowe zarządzanie procesami to podstawa dobrze prosperującego przedsiębiorstwa. Jest to również niewyobrażalna pomoc podczas pracy zdalnej – dostęp do wszelkich informacji firmowych może być w zasięgu ręki z każdego miejsca.