Zalegalizowanie Home Office

Praca zdalna do niedawna była traktowana jako jeden z dodatkowych benefitów w pracy, a dla wielu osób mogła być tylko marzeniem. Nawet polski porządek prawny nie reguluje warunków takiej formy wykonywania swoich obowiązków zawodowych - co niedługo może się zmienić, ponieważ minister Marlena Maląg zadeklarowała, że rząd rozpoczął już pracę nad nowelizacją Kodeksu Pracy, aby dostosować go do zmieniającej się rzeczywistości.

Czy chcemy czy nie, nawet po zakończeniu stanu zagrożenia epidemicznego, praca zdalna może stać się normą dla niektórych branż. Taka forma zatrudnienia ma zarówno wielu zwolenników jak i wielu przeciwników. W internecie można sporo przeczytać o motywowaniu się do pracy w domu: należy posprzątać swoje biurko, ubrać się rano, jakby się rzeczywiście wychodziło z domu, wydzielić osobny pokój na „biuro”… Porad jest mnóstwo, ale żadna z nich nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Bo czy pracując cały dzień w piżamie nie można być tak samo efektywnym jak podczas przebywania w biurze?

Skupmy się na faktach

Nie będziemy dzisiaj skupiać się na opiniach na temat home office ani opisywaniem jego zalet i wad. Fakty są takie, że trzeba się przystosowywać do zmieniającej się rzeczywistości. Największym wyzwaniem dla pracodawców w tej sytuacji jest odpowiedź na jedno bardzo ważne pytanie: jak nie stracić kontroli nad pracownikami wypełniającymi swoje obowiązki poza biurem i skutecznie zarządzać firmą?

Ty masz wyzwanie – my mamy rozwiązanie

Z pomocą przychodzą nam systemy informatyczne dla firm. Poniżej przedstawiamy pomysły na pracę zdalną z systemem Profesal, które z sukcesem stosujemy w naszej firmie.

• Przydzielanie zadań

Każdy pracownik ma przydzielone zadania z terminami ich wykonania oraz planowanym czasem pracy, który powinien być na dane zadanie przeznaczony. Każdego dnia pracownik rejestruje czas, który poświęcił na poszczególne działania w ciągu dnia. Co więcej, dzięki takiemu zadaniowemu planowaniu, zwierzchnik może w łatwy sposób sprawdzić obciążenie pracownika, za pomocą odpowiednich raportów w systemie. Takie rozwiązanie pomaga kierownikom kontrolować czym zajmują się pracownicy w trakcie godzin pracy i czy odpowiednio zarządzają swoim czasem, przeznaczając go na odpowiednie zadania.

• Raport wykonanych czynności

Oczywiście należy wziąć pod uwagę, że nie zawsze zadania da się wykonać w zaplanowanych ramach czasowych, pracownik może napotykać różnego rodzaju przeszkody w efektywnym wykonaniu swoich obowiązków. W naszej firmie stosujemy codzienne spotkania operacyjne zespołu, które wewnętrznie nazwaliśmy „operatywkami”. Pracownicy łączą się zdalnie o określonej godzinie i na podstawie udostępnionego wszystkim ekranu ze zbiorowym raportem zarejestrowanego czasu pracy z poprzedniego dnia, każdy opowiada o swoich zadaniach, napotkanych trudnościach i planach na kolejny dzień. Ponadto takie rozwiązanie jest doskonałym pretekstem do utrzymywania stałego, bezpośredniego kontaktu między członkami zespołu i podtrzymywania ich poczucia przynależności do grupy oraz wzajemnego motywowania się do działania.