Czym są systemy CMMS

Skomputeryzowany system zarządzania serwisowaniem, specjalistyczne oprogramowanie dedykowane firmom przemysłowym i system odpowiedzialny za gospodarkę remontową oraz utrzymanie ruchu. Ale może spróbujemy wyjaśnić to prościej?

CMMS – Czy Mogę Monitorować działania Serwisu? Czy Mogę Mierzyć Skutki?

System CMMS to narzędzie, które z założenia ma pomagać w osiąganiu pożądanych korzyści dla działu UR, takich jak: zapewnienie płynności działań instalacji, szybkie reakcje na awarie i usterki oraz łatwy dostęp do historii zgłoszeń serwisowych. System dla utrzymania ruchu wspiera również działania reakcyjne, korekcyjne, prewencyjne i predykcyjne.

Funkcjonalności systemów CMMS

Planowanie działań przy użyciu cyfrowych kalendarzy

Jak powszechnie wiadomo, działania predykcyjne zyskują na popularności, gdyż „lepiej zapobiegać, niż leczyć” (w większości przypadków), ale bez wcześniejszego ustalenia harmonogramu realizacji takich działań, istnieje prawdopodobieństwo zapominania o nich, pomijania lub ignorowania w natłoku bieżących spraw. W tym zakresie system oferuje cyfrowe kalendarze, dzięki którym możesz dodawać zadania, planować je z wyprzedzeniem czy dodawać serie przeglądów, które mają odbywać się cyklicznie. System CMMS wysyła powiadomienia o zaplanowanych zadaniach w formie smsów lub maili.

Łatwe zgłaszanie nieplanowanych przestojów przy pomocy jednostek mobilnych

Jak często w ciągu dnia zerkasz na telefon? Urządzenia mobilne często postrzegane są za złodziei czasu lub sposób na nudę, są jednak równocześnie doskonałym narzędziem do szybkiej komunikacji i przesyłania informacji. W scenerii hali produkcyjnej, tablety czy telefony mogą okazać się przydatnym narzędziem w pracy techników UR oraz operatorów, dzięki funkcji, jaką oferują systemy CMMS. Z poziomu urządzeń mobilnych możesz szybko zgłaszać zauważone nieprawidłowości w działaniu urządzeń i maszyn. A technicy, po otrzymaniu powiadomienia mogą z łatwością odnaleźć problem i wykonać prace naprawcze, a dodatkowym ułatwieniem jest możliwość skanowania kodów QR na maszynie czy urządzeniu, cyfrowe listy kontrolne, notatki i artykuły bazy wiedzy.

Śledzenie stanów magazynowych

W trakcie wykonywania prac naprawczych często potrzebne są dodatkowe części, które technicy muszą pobierać z magazynów lub w przypadku ich braku, należy zamówić jak najszybciej. Stany magazynowe muszą być odpowiednio monitorowane, a części posegregowane, aby uniknąć nadwyżek lub niedoboru potrzebnych części. System CMMS pozwala monitorować stan zgromadzonych części oraz pozwala technikom szybko i skrupulatnie wprowadzać dane o ilości, rodzaju i powodzie pobierania części.

Zarządzanie zasobami, kontrola maszyn i obiektów z poziomu systemu

Na każdej linii produkcyjnej wyróżnia się maszyny niezbędne do działania produkcji na wysokim poziomie, narzędzia wspomagające pracę operatorów i te, bez których cały proces produkcyjny nie jest możliwy. To właśnie ich zatrzymania, uszkodzenia czy awarie prowadzą do największych strat.

Dzięki możliwości kontroli maszyn z poziomu systemu, możesz zapobiegać ich awariom oraz ustalić ich priorytet tak, by w przypadku wystąpienia usterek proces produkcyjny się nie zatrzymywał. Możliwości, jakie oferują systemy CMMS to rejestrowanie maszyn, kontrola zasobów dostępnych na hali produkcyjnej, ich kategoryzacja i priorytetyzacja, a klarowne rozpisanie składu linii produkcyjnej wpływa na przyśpieszenie czasu poszukiwania informacji o działania prowadzonych w obrębie konkretnego zasobu.

Nadzorowanie zadań pracowników oraz rezultatów ich prac

Czy jako kierownik UR często siedzisz w biurze i zastanawiasz się, co tak w zasadzie robią twoi pracownicy, na jakim etapie jest naprawa sprężarki lub kiedy wreszcie ruszy linia B12? Czy żeby poznać odpowiedź na te pytania, musisz przemaszerować przez halę produkcyjną i wywnioskować wszystko z obserwacji? Przy użyciu systemu możesz sprawdzić postępy prac kilkoma kliknięciami, na ekranie monitora. Dokumentacja działań wprowadzana przez pracowników utrzymania ruchu zapisuje się w systemie automatycznie, dzięki czemu możesz sprawdzić przede wszystkim historię awarii, jakie zgłoszenia serwisowe zostały wysłane, które zostały zakończone oraz z jakimi był problem. Jeśli prace naprawcze zatrzymanej linii stoją w miejscu, możesz zorientować się dlaczego – brakuje części, a może potrzebna jest wymiana maszyny…

Analiza raportów, wskaźników i zgłoszeń

Aby pracownicy, działy i firma mogli się rozwijać, niezbędne jest monitorowanie wskaźników efektywności, sukcesywna analiza i wprowadzanie zmian. Potrzebne do tego są jednak wiarygodne, dokładne dane, które obrazują aktualny stan w przedsiębiorstwie. Jak wiemy z własnego doświadczenia, wypracowywanie nowych strategii, metod i zasad nie jest łatwe, niezależnie od tego czy mamy dostępne najbardziej zaawansowane technologie, czy planujemy wszystko na kartkach lub w Excelu. Systemy informatyczne mogą jednak pomóc w obliczeniach, wizualizacjach wykresów danych i wskaźników, tak aby łatwiej było dostrzec błędy, niedopatrzenia i wprowadzać zmiany, które przyniosą zamierzone korzyści. Im więcej dostępnych raportów udostępnia system oraz przedstawia je w klarowny sposób, tym nasze analizy, a co za tym idzie decyzje, inwestycje i harmonogramy są trafniej wprowadzane i przynoszą większy zysk.

Uwaga! Systemy CMMS mogą mieć dużo więcej funkcjonalności, dostosowanych do twoich potrzeb, które pomogą ci optymalizować procesy w twojej firmie.

Ale skoro znasz już kilka z nich, przejdźmy do korzyści jakie niesie ze sobą ich wdrożenie.

Jakie korzyści wynikają z wdrożenia systemu CMMS?

Skoro już znasz kilka funkcjonalności systemu CMMS,  przedstawimy ci korzyści jakie niesie ze sobą ich wdrożenie. Na początku jednak chcemy zauważyć, że każda firma jest , a procesy jakie wypracowuje lub wypracowała przez lata, różnią się od procesów innej firmy, mimo że mają wywołać ten sam efekt – zysk. Dlatego, pamiętaj każdy system, jaki chcesz wprowadzić w przedsiębiorstwie, powinien być dopasowany do twoich potrzeb.

Główną korzyścią z systemu CMMS jest optymalizacja nakładów w dziale UR poprzez racjonalne dysponowanie zasobami, kontrolę zadań konserwacyjnych, skrócenie czasu reakcji na awarie, zapewnienie dostępu do odpowiednich raportów i najważniejszych informacji z każdego miejsca.

Wdrożenie systemu - opłacalność finansowa, porozumienie
z pracownikami, utrzymanie

Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu CMMS w twoim dziale? Musisz przekonująco przedstawić ten pomysł, aby decydenci poprali tę inwestycję? Oprócz szczegółowego pokazu systemu, wyjaśnieniu jego funkcjonalności oraz przedstawieniu korzyści jakie wniesie, ważna jest weryfikacja zasadności biznesowej wdrożenia. Pomaga w tym analiza ROI, która pozwala wykazać zwrot z inwestycji w system, przez co jest dodatkowym argumentem, krzyczącym „to nam się opłaci!”.

Ogólny wzór to:

CMMS ROI = (zysk z systemu – koszt systemu) / koszt systemu

gdzie:

• zyski z systemu CMMS możesz obliczyć, dodając wzrost wydajności, oszczędności związane z przestojami oraz oszczędności związane z zapasami części zamiennych
  Aby wynik obliczenia wskaźnika był możliwie najdokładniejszy, musimy przemyśleć aspekty takie jak:
  • możliwość skrócenia czasu pracy techników,
  • kierunek przekierowania uwolnionych zasobów,
  • możliwość zmniejszenia kosztów wynikających z zatrzymań,
  • możliwość zmniejszenia czasu eksploatacji kluczowych maszyn.
• koszty systemu CMMS możesz obliczyć, dodając do siebie koszty wdrożenia samego oprogramowania, warto zwrócić uwagę na sumę godzin trwania awarii w firmie, koszt serwisu zewnętrznego, a nawet kwotę jaką musicie wydać, aby technicy i kierownicy UR otrzymali odpowiedni sprzęt (telefony, tablety, komputery), dzięki którym będą mogli efektywnie korzystać z systemu.