5 sposób – jak skutecznie poradzić sobie z cyfryzacją jako MŚP

Transformacja cyfrowa tworzy zbitkę wyrazową – cyfryzacja – coraz częściej pojawiającą się w nagłówkach prasowych, tematach artykułów czy postach w social mediach. Czym tak właściwie jest? Dlaczego powstała akurat teraz? Czy jako małe przedsiębiorstwo powinniśmy się nią zainteresować? Cyfryzacja polega na rozwijaniu infrastruktury elektronicznej oraz popularyzowaniu automatyzacji i analityki danych. Proces ten nie jest jednorazową decyzją firmy, jest to długoterminowe działanie z koniecznym nastawieniem na zmiany i ciągłe doskonalenie. Według Ministerstwa Cyfryzacji w Programie Polska Cyfrowa wydzielamy trzy obszary cyfryzacji:

• Szerokopasmowa infrastruktura umożliwiająca dostęp do szybkiego Internetu,
• Przedsięwzięcia, których celem jest zwiększenie ilości usług publicznych dostępnych drogą elektroniczną,
• Projekty zachęcające do korzystania z Internetu i popularyzujące zwiększanie cyfrowych kompetencji.

W 2021 r., w obliczu wciąż trwającej pandemii COVID-19, powstało badanie przeprowadzone dla Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, w którym zbadany został temat cyfryzacji w stosunku do małych i średnich firm. Szczegółowe wyniki podane w skrypcie przedstawiają stosunek przedsiębiorstw do wdrożenia bardziej zaawansowanych systemów informatycznych, jak również chęci kształcenia się w tym zakresie. Ważnym aspektem oddziałowującym na firmy biorące udział w badaniu, była panująca pandemia, która co ciekawe, pomogła przedsiębiorcom zdecydować się na radykalne zmiany w zarządzaniu swoimi firmami.

5 sposób – jak skutecznie radzić sobie z cyfryzacją

1 sposób – określ cel i nie bój się zmian

Jeśli zauważyłeś w swojej firmie spadek wydajności, mimo wielu godzin poświęcanych na wyszukane projekty, dużych nakładów finansowych i zastanawiasz się co możesz zmienić, by wprowadzić celne zmiany, warto ustalić, w jakich obszarach występują największe kłopoty i zacząć działać. Cyfryzacja to proces wymagający zaangażowania i chęci zmian. Motywacją to jego rozpoczęcia może być perspektywa wprowadzenia wielu ułatwień dla pracowników, odciążenie ich ze żmudnych i monotonnych czynności, co za tym idzie zwiększenie wydajności i pobudzenie kreatywności w przypadku ważnych projektów. Transformacja cyfrowa pomaga również eliminować błędy i podnieść jakoś świadczonych usług.

2 sposób – zaprzyjaźnij się z robotem, czyli automatyzacja prac administracyjnych

 Wzrost liczby klientów, prowadzonych projektów i ilości zapytań o twoje usługi/produkty brzmi kusząco. Co jednak w przypadku większej ilości rachunków, faktur i dokumentów do wypełnienia? Jak się w nich wszystkich nie zgubić? Nierzadko w przedsiębiorstwach prace administracyjne wciąż wykonywane są manualnie, wśród sterty papierów, niepozwalających popełnić błędu. Presja spoczywająca na pracownikach odpowiedzialnych za tę zadania może przytłaczać, a co za tym idzie wydłużać czas wykonywania pracy i znacząco zmniejszać efektywność. Dobrym wyborem, związanych z cyfryzacją twojej firmy, jest zautomatyzowanie prac administracyjnych. Systemy pomagające wprowadzać dane, przechowujące je i w razie potrzeby ułatwiające do nich dostęp, w natłoku dokumentów są na wagę złota. Bezpieczne gromadzenie zasobów jest niezwykle ważne, szczególnie jeśli zawierają one dane drażliwe, niezbędne do podpisywania umów. Do zarządzania zasobami w firmie przydają się systemy CMS, pozwalające szybko, bezbłędnie wprowadzać i gromadzić dane. Warto zainteresować się tego typu systemami w celu optymalizacji czasu i wydajności pracy.

3 sposób – komunikacja online

W czasach pandemii musieliśmy nauczyć się pracować online, bez bezpośredniego kontaktu z klientem, jak również współpracownikami. Utrzymanie relacji nigdy nie było tak trudne i ważne jak dotąd, co dodatkowo skłoniło nas do szukania możliwości nawiązania kontaktu. Wniosek potwierdzony przez badanie PARP wskazuje, że „pandemia w znacznym stopniu przyczyniła się do rozwoju cyfrowej obsługi klienta i komunikacji zdalnej”. Składanie zamówień czy kontrola jakości stała się prostsza i szybsza, a zadowolenie klientów wzrosło. Wdrożenie systemów CRM, jak również rozważne prowadzenie social mediów, bez wątpienia przyczyniło się do lepszego odbioru i poprawy PR-u firm. 

4 sposób – Business Intelligence – sprytny sposób na raportowanie

Nowoczesny controlling stanowi integralną część przekształcenia się w dobrego partnera biznesowego, a co za tym idzie zyskania czasu, automatyzacji i elastyczności, co niezwykle ważne w procesie cyfryzacji firmy. Zwróćmy szczególną uwagę na automatyzację raportów i analizę danych kontrolnych. Aplikacje BI pomagają tworzyć przejrzyste raporty finansowe, techniczne czy okresowe. To niezwykle ważne by sprawnie i konstruktywnie oceniać zyski, straty i zarządzać dalszymi działaniami firmy. Warto również zwrócić uwagę, że wprowadzenie oprogramowani BI pozytywnie wpływa na optymalizację kosztów, czasu pracy a nawet zadowolenia pracowników.

5 sposób – nastaw się na rozwój – ciągłe szkolenia

Wniosek wynikający z badań PARP nad procesem cyfryzacji w firmach, przedstawia jeden najważniejszy wniosek: chęć rozwoju. Wszystkie firmy biorące udział w badaniu jednogłośnie przyznają, że wprowadzenie systemów automatyzujących procesy w przedsiębiorstwie pomogło, lecz również wyklarowało niekompetencje lub luki w edukacji. Mowa tutaj o częstej nieznajomości obsługi i działania systemów, nawet jeżeli firma korzystała z tego typu rozwiązań dłuższy czas. Jednak pozytywne skutki wprowadzania automatyzacji przy procesach firmowych zachęciły do edukacji i dalszego rozwoju przedsiębiorstw. Ponad połowa (55,2%) przedsiębiorstw w okresie najbliższych 6 miesięcy planuje wzmocnić kompetencje cyfrowe w firmie. Wzrosła również potrzeba szkoleń z cyberbezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Planowane są również często rozwijanie umiejętności posługiwania się narzędziami chmurowymi oraz technikami wykorzystania sztucznej inteligencji.

Podsumowanie

                Cyfryzacja małych i średnich firm to proces bardzo korzystny i warto zastanowić się nad tym, by jak najszybciej wdrożyć go w życie. Przynosi ona jednoznaczne korzyści, nie tylko finansowe. Co również widać, coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie automatyzacji w swoich budynkach, warto brać z nich przykład. Pomocne po podjęciu takiej decyzji, stają się oprogramowania klasy CRM, CMMS i ERP.

Profesal jako firma dostarczająca oprogramowanie Profesal Prime, zaspokaja wszystkie Twoje potrzeby równocześnie. Dzięki niemu możesz łatwo gromadzić dane, przy równoczesnym szybkim dostępie do nich, raportować postępy prac, co pozwala lepiej zarządzać czasem i środkami. W komunikacji online natomiast wsparciem jest końcówka mobilna ProfesalMobile.