System urlopowy i moduł delegacji w profesal

Ten sezon urlopowy będzie inny niż wszystkie. Pandemia Covid-19 nie tylko pokrzyżowała plany wakacyjne wielu osobom, ale też odcięła niektóre, bardzo atrakcyjne dla turystów kierunki. W związku z tym, wiele osób postanawia spędzić urlop w kraju, wybierając słoneczny Bałtyk lub wycieczki w góry. Są jednak i tacy, którzy wyczekują cały rok, aby  udać się w  dalekie podróże do ciepłych krajów i nie zrezygnują z nich także w tym roku. Mimo pandemii wielu pracowników realizuje także, na terenie kraju lub za granicą, delegacje - czyli  podróże  służbowe.        

Jak usprawnić pracę swojej firmy prowadzeniu rejestracji wniosków urlopowych i rozliczaniu delegacji?

Przeczytajcie dzisiejszy artykuł o ciekawych funkcjonalnościach w systemie Profesal!

System urlopowy w Profesalu

Mimo, że okres trwania pandemii to nieprzyjazny czas dla branży turystycznej, jedno jest pewne – każdy pragnie wypocząć w wakacje! I ma do tego prawo, ponieważ obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, który wynosi 20 dni dla osób zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni, dla osób pracujących co najmniej 10 lat. 

Każdy pracownik przed udaniem się na upragniony wypoczynek musi złożyć dokument, w którym wyrazi chęć skorzystania z urlopu, czyli wniosek urlopowy. Prowadzenie dokumentacji urlopowej bywa często problematyczne i wiąże się z ogromną ilością dokumentów, a zgodnie z nowymi przepisami, dokumentacja musi być  prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika i składowana przez okres 10 lat.

Z takim problemem boryka się wiele firm, dlatego w odpowiedzi na indywidualne potrzeby klientów, stworzona została nowa fukcjonalność w systemie Profesal, która umożliwa obsługę wniosków urlopowych. Pracownik może zarejestrować w aplikacji Profesal Mobile wniosek urlopowy, co skutkuje automatycznym wysłaniem maila do Przełożonego z prośbą o jego akceptacje. Przełożony może zaakceptować lub odrzucić taki wniosek, o czym Wnioskodawca zostanie poinformowany drogą mailową. Zaakceptowanie wniosku spowoduje aktualizację dostępnych dni urlopowych o ich odpowiednio pomniejszoną ilość.  Jeśli Wnioskodawca chce zrezygnować ze złożenia wniosku, może go anulować w systemie przed rozpoczęciem urlopu.

Delegacje w systemi Profesal

Delegacja, czyli podróż służbowa realizowana na polecenie pracodawcy może odbywać się zarówno w kraju, jak i poza jego granicami. Niezależnie od tego gdzie się odbędzie, pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów i pokrycie wszelkich wydatków związanych z wyjazdem, co obejmuje art. 77 Kodeksu Pracy.

Jakie koszty należy zwrócić pracownikowi?

Typowe wydatki, jakie ponosi firma w związku z delegacją to koszty przejazdu, noclegu oraz dieta na wyżywienie.

W przypadku rozliczania diety istnieje rozróżnienie na delegacje na terenie kraju (dieta - 30zł za dobę podróży) oraz na wyjazdy zagraniczne (dieta ustalana osobno dla każdego z krajów). Istotna jest także długość delegacji, ponieważ pełna dieta przysługuje tylko, gdy:

• podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi ponad 12 godzin
• podróż trwa dłużej niż dobę

Dieta nie przysługuje jednak, jeśli delegacja trwała krócej niż 12 godzin lub jeśli pracownik wykupił całodziennie wyżywienie w cenie noclegu.  Natomiast, jeśli wyżywienie było częściowe, to dieta zmiejsza się odpowiednio:

• w wypadku śniadania - o 25%
• obiadu – o 50%
• kolacji - o 25%.

Pracownik może ubiegać się także o zwrot kosztów noclegu potwierdzonego rachunkiem, nie wyższym niż dwudziestokrotność stawki diety - 600zł. W przypadku nie przedłożenia rachunku, może liczyć na wypłaceniu ryczałtu za nocleg w wysokości 45zł. Pracownik może oczekiwać także zwrotu kosztów biletów komunikacji miejskiej lub rozliczenia kosztów przejazdu, jeśli odbył podróż swoim samochodem.

Zasady rozliczenia delegacji

Po powrocie z delegacji pracownik ma 14 dni, aby ją rozliczyć. Jego obowiązkiem jest dołączenie faktur, dokumentów, biletów, rachunków oraz innych dokumentów, które potwierdziłyby jego wydatki.

Moduł delegacji w Profesal Mobile

Ułatwiając pracownikom formalności związane z podróżami służbowymi, powstała nowa funkcjonalność w aplikacji Profesal Mobile, która pozwala na dodanie delegacji oraz uzupełnienie wszelkich danych do rozliczenia podróży służbowej (dane osobowe, informacje o noclegu, transporcie czy wyżywieniu). Pracownik przypisuje delegację do wcześniej stworzonego zadania, a następnie zostaje przekierowany do formularza, gdzie uzupełnia w/w dane. Po wypełnieniu formularza, zostaje on przesłany mailowo do odpowiedniego działu, np. księgowości, a pracownik otrzymuje potwierdzenie zgłoszenia delegacji.

Zapraszamy do obejrzenia poniższego filmu pokazującego działanie systemu delegacyjnego: