Jeśli jesteś ciekawy jak powstał Profesal i w jaki sposób wspiera firmy, odpowiedź odnajdziesz w niżej zamieszczonych fragmentach.

Idea aplikacji Profesal zrodziła się z konieczności wsparcia pracowników firmy i właśnie na podstawie ich potrzeb powstawały kolejne funkcjonalności.

Pomysł napisania książki "CHODZI O LUDZI" pojawił się w trakcie dyskusji, jaką przeprowadzili pomiędzy sobą założyciele i współudziałowcy firmy ASTOR. Kolejne rozdziały w książce przedstawiają kolejne progi w rozwoju firmy, mierzonym wielkością zespołu i liczbą udziałów. Opowiada o stojących przed firmą wyzwaniach związanych z rozwojem oraz ich rozwiązaniach. Jednym z nich jest aplikacja Profesal.

...z ROZDZIAŁU 4 "Efektywność na rynku pracownika"

Stworzyliśmy system w rekordowym czasie – w trzy miesiące – chyba na fali mojego entuzjazmu po studiach. Z dzisiejszej perspektywy wspominam naszą pracę z podziwem i nie namawiam nikogo do takiego tempa. Bezpośrednio w tworzenie systemu zaangażowało się 30 osób, czyli blisko 1/3 całego zespołu. Pośrednio brali w nim udział wszyscy pracownicy firmy. Pracowaliśmy w dwóch mniejszych zespołach, które składały się z przedstawicieli wszystkich działów i oddziałów. Ich rolą było konsultowanie projektu na każdym etapie z zespołem projektowym, zbieranie uwag i włączanie ich do wspólnego zarysu projektu. Jeden zespół zajmował się kompetencjami miękkimi, a drugi zarządzaniem przez cele – czyli ustalał, w jaki sposób wyznaczać cele, jak mierzyć ich poziom realizacji. Nie dzieliliśmy projektu na etapy, pracowaliśmy jednocześnie. Wbrew pozorom, pod względem czasu, projekt nie był aż tak angażujący, bo dbałam o efektywne wykorzystanie spotkań i o rozdzielenie „zadań domowych” pomiędzy wszystkie osoby współtworzące nowy system. Oczywiście, zgodnie z naszym firmowym zwyczajem, zrobiliśmy to własnymi rękami, czyli korzystaliśmy z Excela, nie było żadnego innego narzędzia. Powstały arkusze charakteryzujące grupy stanowisk w sposób behawioralny, przy użyciu opisu 26 różnych kompetencji i arkusze ujmujące cele ogólnofirmowe, działowe i indywidualne.

System zaczął działać 1 stycznia 2009 roku i w ten sposób, korzystając z tych szalenie niewygodnych arkuszy Excela, pracowaliśmy przez cały rok. Każdy pracownik miał wyznaczone cele, a na końcu roku był z nich rozliczany. Teraz nie korzystamy już z Excela, a z bazodanowej aplikacji PROFESAL, co diametralnie poprawiło komfort pracy i wymianę informacji.

Muszę przyznać, że jestem dumna z tego projektu. System został dobrze przyjęty w całej firmie, bo w najmniejszym stopniu nie został narzucony – nie wymyślił go zarząd, kierownicy ani zewnętrzny konsultant. Stworzyli go w 100% pracownicy, nie było więc powodu, żeby go negować. Niechęć czy strach przed oceną w ogóle się nie pojawiły. Tak dobre przyjęcie świadczy też o tym, że w firmie – już wtedy dość dużej i rozproszonej – musiała istnieć potrzeba jasnego określenia pewnych rzeczy. Wcześniej, rozważając projekt budowy systemu celów i kompetencji w gronie zarządu, nie doceniliśmy wagi tej potrzeby.

Przyznaję, że w zarządzie to ja zawsze byłam strażnikiem budowania systemów. Z jednej strony widziałam, że jest to ludziom potrzebne, a z drugiej strony rola organizatora jest mi bliska. Nie lubię jednak podejścia zbyt sztywnego, uważam, że nie wszystko da się spisać, wręcz nie wszystko należy spisywać. Uważam, że w dobrym systemie powinien istnieć margines samo dzielności, a procedura nie może być suchą instrukcją postępowania krok po kroku. Tworząc dokumenty, mam zwyczaj zostawiania niedopowiedzeń po to, żeby nie wyłączyć myślenia, zaangażowania i ludzkiej aktywności. Doprecyzowanie wszystkiego do ostatniego szczegółu jest szkodliwe dla firmy, ponieważ tylko pozostawienie decyzyjności ludziom powoduje, że utożsamiają się z zasadami. Za podobnie szkodliwe uważam budowanie systemów jako narzędzia bezdusznego kontrolowania. Wszystkie nasze systemy powstały, żeby pomagać nam osiągnąć jakiś cel – system celów i kompetencji został skonstruowany właśnie jako narzędzie pomagające w budowaniu efektywności.

Agnieszka Politańska

...z ROZDZIAŁU 6 "Przełom i nowe otwarcie"

STEFAN ŻYCZKOWSKI: Jedni narzekali na schemat w Excelu, inni narzekali jeszcze bardziej, a po trzech latach zaczęliśmy wdrażać system informatyczny dedykowany do zarządzania przez cele, użyliśmy do tego naszego autorskiego oprogramowania PROFESAL.

AGNIESZKA POLITAŃSKA: Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu nie było problemów przy pracy nad projektem „zarządzanie przez cele w PROFESAL-u”, bo ten pomysł wyszedł od pracowników. Narzędzia przygotowane w PROFESAL-u, które wtedy powstały, funkcjonują do dzisiaj i dostęp do informacji oraz ich przepływ stał się dużo lepszy – pod warunkiem, że ktoś skrupulatnie uzupełnia informacje o stanie zaawansowania projektów.

STEFAN ŻYCZKOWSKI: Są działy, które nie wyobrażają sobie zarządzania projektami bez PROFESAL-a, jak dział IT, pomoc techniczna czy marketing.

AGNIESZKA POLITAŃSKA: To narzędzie przydatne, gdy mamy do czynienia z wielowątkowością oraz gdy w projekt zaangażowanych jest wiele osób i wymaga on współpracy między działami. Nie jesteśmy natomiast zbyt rygorystyczni jeśli chodzi o zarządzanie tzw. projektami wewnętrznymi. Są to przedsięwzięcia, których celem jest rozwój ludzi i całej organizacji. Dotyczą tworzenia narzędzi, aplikacji IT, HR, księgowości, finansów.