Ta dynamika nie dotyczy tylko życia prywatnego. We współczesnym, ekspresowo zmieniającym się świecie, sukces tworzonych przez nas przedsiębiorstw zależy w głównej mierze od umiejętności prężnego rozwoju, samodoskonalenia oraz od szybkości reagowania na zmiany i trafności podjętych pod presją czasu decyzji. Jednym z następstw wszechobecnego dynamizmu jest projektowe podejście do biznesu. Projekty łączą ze sobą umiejętności i pomysły różnych ludzi, często z innych działów, z dostępnymi w firmie zasobami i technologią w celu osiągnięcia z góry określonych założeń. Umiejętne zarządzanie projektami pomaga realizować je zgodnie z założonymi standardami jakości, w zaplanowanym czasie i bez przekraczania budżetu. Ponadto zarządzanie projektami podnosi produktywność uczestników projektu, zachęca do współpracy i czerpania z doświadczeń kolegów z zespołu oraz pozwala w jasny sposób podzielić odpowiedzialności i zadania.
Skoro zarządzanie projektami ma tyle korzyści, to nic tylko zarządzać. Wszystko super. Tylko jak to robić skutecznie?
Ustal realne cele
Niby banał. Przecież każdy wie, że od założeń i celów zależy powodzenie każdego przedsięwzięcia. Ale… kluczowe jest tu słowo „realne”. To tak jak z postanowieniami noworocznymi. Wystartuję w nadchodzącym roku w olimpiadzie. Nierealne zważywszy na to, że letnia się niedawno skończyła, a zimowa jest za dwa lata. Jeżeli nasz projekt nie będzie realny, to możemy pożegnać się z sukcesem. I nie chodzi tutaj o to, żeby podcinać skrzydła wizjonerom. Nawet najbardziej odjechane koncepcje mają szanse powodzenia. Ja apeluję tylko o krytycyzm.
Nie zapominaj o harmonogramie
Mamy więc cel. Realny. Jaki jeszcze? Powinien być mierzalny i oparty o ramy czasowe, żebyśmy mogli śledzić postępy jego realizacji. Warto również drogę do celu podzielić na zadania. Dzięki temu będzie łatwiej odnaleźć się w projekcie i podzielić odpowiedzialność na poszczególne segmenty, zwłaszcza, gdy pracujemy z dużym gronem ludzi. Tutaj przydaje się harmonogram, czyli narzędzie pozwalające rozplanować przebieg czynności w czasie. Współczesna metodologia pozwala nam wybierać spośród naprawdę bogatej gamy sposobów na planowanie zadań i budżetu. Zapoznajmy się z nimi i wybierzmy najbardziej pasujący do specyfiki i skomplikowania projektu. Pamiętajmy również, że pojęcie harmonogramu do teorii zarządzania wprowadził Polak! Bądźmy więc patriotami i używajmy harmonogramów.
Myśl o ludziach
Na sukces projektu pracują ludzie. Musimy o tym pamiętać, jeżeli zależy nam na powodzeniu naszego przedsięwzięcia. Na nic zda się świetnie przygotowany harmonogram, z idealnie rozłożonymi w czasie zadaniami, jeśli dobierzemy sobie nieodpowiednich współpracowników. Ludzie to nie roboty. Zazwyczaj zaczynamy pracę od tego co lubimy i mamy własny porządek dnia. Nie lubimy być zarzucani dużą liczbą monotonnych zadań, ale dopada nas frustracja, gdy mamy do rozwiązania zbyt trudny problem. Jeżeli nie widzimy sensu w jakimś przedsięwzięciu, mniej się do niego przykładamy, jednak z drugiej strony uważamy za marnowanie czasu wdrażanie każdego w najdrobniejsze szczegóły zagadnienia, nad którym pracujemy. Jednym słowem: jesteśmy pełni sprzeczności. Z tego powodu problem z ludźmi jest jedną z najczęściej napotykanych trudności podczas pracy projektowej. Niestety, nie ma jednego remedium na ludzkie bolączki, bo każdy zespół jest inny i – co gorsza – każdy członek tego zespołu ma inny temperament i charakter. Dlatego komfort i wydajność naszych współpracowników trzeba mieć ciągle na uwadze i na podstawie nabywanego z czasem doświadczenia, radzić sobie z pojawiającymi się trudnościami. Jest jednak jedna cecha, która łączy większość pracowników: nie znosimy papierologii. Dlatego…
… ogranicz dokumentację
Zauważ: napisałam ogranicz, a nie porzuć. Tworzenie dokumentacji jest potrzebne, ponieważ pamięć ludzka jest zawodna (ech… znowu te problemy z ludźmi). Słowo pisane ma również tę zaletę, że pozwala na przekazanie informacji do wielu osób bez zbędnego strzępienia języka. Zachowujmy jednak umiar, ponieważ zbyt wybujałe zapędy kronikarskie mogą skutecznie uniemożliwić projektowi postępowanie naprzód. Pamiętajmy, że efektywność pracy spada, gdy rośnie biurokratyzacja.
Reaguj!
Wspominałam o tym, że współczesny świat jest dynamiczny. Znacznie łatwiej poruszać się w nim osobom elastycznym, które potrafią szybko podejmować decyzje i planować w warunkach niepewności. Pomoże nam w tym rzetelna ocena i ciągła kontrola ryzyka oraz obmyślenie z wyprzedzeniem działań zapobiegawczych, dzięki którym zredukujemy skutki związane z wystąpieniem ryzyka w naszym projekcie.
Powyższym pięciu punktom daleko jeszcze do dekalogu dobrego koordynatora projektów, ale sądzę, że każdemu pomogą w skutecznym osiąganiu celów. Tym mniej doświadczonym zwrócą uwagę na istotne kwestie, a wyjadaczom przypomną o zagadnieniach, które zostały może przygniecione przez bagaż doświadczeń i wypracowane schematy postępowania.
