Śledzenie rentowności projektów

System Profesal daje możliwość zaplanowania i śledzenia budżetu danego projektu podczas jego realizacji. Taka kontrola może odbywać się na dwóch płaszczyznach: monitorowania marży oraz prognozowania przepływów finansowych.

Dodatkowa funkcjonalność rejestracji czasu pracy pracowników umożliwia łatwe zarządzanie czasem, precyzyjne rozliczanie oraz wpływa na redukcję kosztów. Skutecznie realizowana rejestracja czasu pracy przyczynia się do efektywnego działania przedsiębiorstwa.

Korzyści

• planowanie i kontrola marży projektów,
• zarządzanie rezerwą projektową,
• precyzyjne planowanie przepływów gotówki,
• śledzenie bieżącej realizacji planów budżetowych,
• pełna dokumentacja poniesionych wydatków,
• pomoc przy utrzymaniu stabilności finansowej przedsiębiorstwa,
• możliwość kontroli finansów spółki.
  
  

Opis funkcjonalności

Śledzenie kosztów i zysków realizacji projektów

Określenie zyskowności projektu rozpoczyna się już podczas przygotowywania oferty dla konkretnego przedsięwzięcia. Wtedy właśnie, przewidując przychody oraz ponoszone koszty, określa się poziom planowanej marży, która stanowi cel projektowy.

Wprowadzając na bieżąco wydatki i szczegółowo je opisując, kierownik projektu w każdej chwili ma zapewnioną pełną kontrolę nad stopniem realizacji przyjętych założeń finansowych. Poniższy zrzut ekranu przedstawia zestawienie kosztów realizowanego projektu.

Rysunek 1. Przykładowe zestawienie poniesionych kosztów w trakcie realizacji projektu

Na każdym etapie projektu użytkownik może dodawać nowy koszt, rozbijać go na składowe lub edytować. Planowane i rzeczywiste przychody można sprawdzić, przechodząc do zakładki ‘Przychody’.

Rysunek 2. przedstawia procedurę rozbicia pojedynczego wpisu księgowego na mniejsze wpisy składowe. Za pomocą przycisku ‘Dodaj nowy wpis’ lub menu kontekstowego użytkownik może dodawać nowe podrzędne elementy. W części ‘Operacje rozbicia’ znajduje się informacja o kwocie, która była przeznaczona do podziału, oraz o środkach pozostałych do zagospodarowania.

Rysunek 2. Rozbijanie pojedynczego wpisu księgowego

W celu podjęcia trafnych decyzji menadżerowie muszą mieć stały dostęp do aktualnych danych na temat przebiegu zakończonych oraz toczących się w firmie działań. Tylko dzięki pełnemu rozeznaniu w bieżącej sytuacji możliwe jest zarządzanie prowadzące organizację do rynkowego sukcesu. Profesal umożliwia wyświetlenie raportu podsumowującego każdy - nawet najbardziej złożony - projekt.

Rysunek 3. Raport podsumowujący koszty i przychody realizacji projektu

Planowanie i rejestracja czasu pracy

System Profesal zawiera kompleksowe rozwiązanie rejestracji czasu pracy, które pozwala ograniczyć koszty jego ewidencji. Eliminuje ono tradycyjne papierowe listy obecności i comiesięczne rozliczenia czasu pracy. 

Rejestracja godzin pracy pozwala poznać realny koszt organizacji i prowadzenia zadań, który - jak wiadomo - czasem trudno oszacować.

Dodatkowo, podczas tworzenia harmonogramu zespół uczestniczący w projekcie może każdemu zaplanowanemu zadaniu przypisać szacunkowy czas potrzebny na jego realizację, a na podstawie stawki roboczogodzinowej poznać koszt pracy. 

Dzięki takiemu podejściu możliwa jest weryfikacja planów z realnymi kosztami, co skutkuje lepszym szacowaniem zadań w przyszłości.

Planowanie czasu pracy

Funkcjonalność umożliwia wprowadzanie czasu planowanego na wykonanie zadania przez poszczególne osoby czy grupy osób. Każde zadanie posiada link do okna, w którym osoba za nie odpowiedzialna wprowadza czasy dla konkretnych grup czy osób. Okno pokazuje również przełożenie tego czasu na konkretną kwotę, o ile wcześniej zadeklarowane zostały stawki poszczególnych grup i pracowników.

Funkcjonalność potrafi również zsumować wszystkie planowane dane z zadań w projekcie, dzięki czemu w prosty sposób można wycenić dany projekt.

Rysunek 4. Lista RG i koszt realizacji zadania

Rejestracja rzeczywistego czasu pracy

Funkcjonalność ta pozwala rejestrować czas, jaki pracownik poświęcił na wykonanie zadania. Dzięki temu można dowiedzieć się, ile w rzeczywistości kosztował projekt czy wykonanie określonego zadania. Po uruchomieniu opcji rejestracju czasu pracownik wybiera dzień i ilość godzin poświęconych na dane zadanie. Może też określić rolę jaką pełnił w wybranym zadaniu, dzięki czemu na podstawie stawki za RG system może wygenerować raport.

Podobnie jak podczas planowania funkcjonalność potrafi zsumować dane wszystkich zadań w projekcie i na tej podstawie uzyskać realny koszt danego projektu. 

Rysunek 5. Rejestracja rzeczywistego czasu pracy 

Aby jeszcze bardziej ułatwić proces rejestracji czasu, dostępne jest okienko, z poziomu którego możliwa jest hurtowa rejestracja danych. Oznacza to, że podczas pracy nad wieloma zadaniami jednocześnie nie jest konieczne odrębne rejestrowane czasu dla każdego z nich. Wystarczy w pasku głównym uruchomić okienko z widocznymi wszystkimi zadaniami użytkownika wraz z przypisanymi do nich czasami.

Rysunek 6. Rejestracja czasu pracy na liście zbiorczej

Użytkownik może również wygenerować raport przedstawiający zbiorczą listę powiązanych z nim zadań i czasu poświęconego na ich realizację.

Rysunek 7. Raport czasu pracy z konkretnego dnia

Dodatkowo każde zadanie posiada na wizytówce informację o tym, jaki jest zaplanowany czas na jego wykonanie oraz jaki jest aktualny stan wykonanej pracy. Umożliwia to szybką reakcję na zagrożenie niedoszacowania prac dla wybranego zadania, a co za tym idzie ryzyko nieukończenia projektu na czas.