Zarządzanie magazynem technicznym części zamiennych - system CMMS

W konkurencyjnym środowisku przemysłowym, efektywne zarządzanie magazynem technicznym i częściami zamiennymi stanowi kluczowy element skutecznego Utrzymania Ruchu. Poprzez zapewnienie, że odpowiednie części zamienne są zawsze dostępne, systemy CMMS mogą pomóc w minimalizacji przestojów. Jest to szczególnie ważne w przemyśle, gdzie przestoje mogą prowadzić do znacznych strat finansowych. Dzięki precyzyjnym danym na temat zapasów, które dostarcza system CMMS, firmy mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami. To może prowadzić do znacznych oszczędności, minimalizując ilość niepotrzebnie przechowywanych części zamiennych.

W tym artykule dowiesz się, jak systemy CMMS (Computerized Maintenance Management System) mogą wspierać procesy związane z gospodarką częściami, zapewniając optymalizację zarządzania zasobami i minimalizację przestojów.

Problemy związane z gospodarką częściami zamiennymi z perspektywy Utrzymania Ruchu

Codzienne wyzwania związane z zarządzaniem częściami zamiennymi, mogą prowadzić do poważnych problemów w optymalizacji utrzymania ruchu.

Przykładowo, brak kategoryzacji części, czy to w kontekście szybkoobrotowych, wolnoobrotowych, czy też krytycznych komponentów, utrudnia podejmowanie decyzji w wyniku niekompletnych i nieprecyzyjnych informacji. Częstym problemem jest również niedokładne lub całkowity brak monitorowania rozchodów części zamiennych, przez co pracownicy nie mają części, kiedy jest potrzebna. Bez informacji o rozchodach, trudno jest dokonać szczegółowej analizy kosztów, co może utrudniać planowanie budżetu i podejmowanie decyzji finansowych. Bez danych o tym, jaki procent kosztów stanowią części, trudno jest zidentyfikować obszary, które mogą być optymalizowane w celu oszczędności kosztów.

Brak ustalonej procedury zamówień również może prowadzić do nieefektywnego zarządzania częściami zamiennymi. Bez jasnych wytycznych dotyczących procesu zamawiania, pracownicy będą zamawiać niepotrzebne towary, co prowadzi do marnotrawstwa zasobów. Utrudniona kontrola i monitorowanie wydatków, przekłada się na brak przejrzystości finansowej oraz opóźnienia w dostawach, w wyniku niezorganizowanego i chaotycznego procesu.

Brak przejrzystej lokalizacji części w organizacji może doprowadzić do szeregu problemów, które wpływają na efektywność i produktywność: Jeżeli pracownicy nie wiedzą, gdzie znajdują się poszczególne części, spędzają dużo czasu na ich poszukiwanie – to z kolei prowadzi do opóźnień w realizacji zleconego zadania czy rozwiązywania nagłego zgłoszenia.

W przypadku firm produkcyjnych, deficyt niezbędnych części z powodu niewłaściwego monitorowania stanów minimalnych czy nawet ich braku może prowadzić do przestojów w produkcji. Brak stanów minimalnych prowadzi do sytuacji, w której musimy złożyć pilne zamówienie u dostawcy, co często wiąże się z wyższymi kosztami. Jeżeli nie ma ustalonych stanów minimalnych, dochodzi do momentu, w której dany towar się skończy, a my o tym nie wiemy, przyczyniając się do opóźnień w dostawach dla klientów.

Bez ustalonych stanów maksymalnych, istnieje ryzyko gromadzenia nadmiernych zapasów, co może prowadzić do marnotrawstwa zasobów i zwiększenia kosztów utrzymania magazynu. Nadmiar zapasów zajmuje cenną przestrzeń magazynową, która mogłaby być wykorzystana do przechowywania innych narzędzi codziennego użytku.

Jak system CMMS wspiera procesy związane z gospodarką częściami zamiennymi?

W systemach CMMS istnieje szereg funkcji dedykowanych gospodarce częściami, które mogą znacząco ułatwić zarządzanie magazynem technicznym. Wdrażanie odpowiedniej metodologii oraz ustandaryzowanie procesów wewnętrznych, znacząco przyczyni się do optymalizacji pracy Utrzymaniu Ruchu w organizacji.

System CMMS w prosty sposób rozwiązują problemy z brakiem informacji o dostępności części zamiennych, dzięki wykorzystaniu kodów QR.

Technik pobierając część zamienną na poczet np. awarii po zeskanowaniu kodu QR, generuje jej automatyczne zejście z magazynu oraz ustandaryzowaną dokumentację. Podobnie dzieje się przy rezerwacji komponentu w celu regularnych przeglądów na produkcji. Po wykonanej pracy następuje zwrot części zamiennej i rozliczenie z jej aktualnej rezerwacji. Powyższe procesy oraz dostępność magazynu z poziomu aplikacji mobilnej, umożliwiają sprawną weryfikację stanów magazynowych, zapewniając bieżące informowanie o zdarzeniach i dając podgląd w historyczne wykorzystania części.

System CMMS jest doskonałym rozwiązaniem również w przypadku błędnych stanów magazynowych. W momencie osiągnięcia minimalnego stanu magazynowego, z poziomu systemu wysyłany jest mail do odpowiedzialnego w tym obszarze. System generuje zamówienie do dostawcy, oparte o zarejestrowane dane a następnie, pracownik otrzymuje potwierdzenie wysłania zamówienia przez przełożonego. Później rejestrujemy zamówienie wraz z przewidywanym terminem dostawy. Ostatnim krokiem jest przyjęcie dostarczonego towaru na magazyn oraz zasilenie wyczerpujących się stanów.

Integracja CMMS z systemami ERP

Kolejnym krokiem w optymalizacji gospodarki częściami jest integracja systemu CMMS z systemami ERP (Enterprise Resource Planning). Integracja może być rozumiana jako rozpoczęcie procesu w jednym systemie i przekazanie go do drugiego lub wyrównanie danych między jednym a drugim systemem. Sposobów integracji jest wiele zależnie od częstotliwości oraz przenoszonych danych.

Skutki integracji z ERP obejmują optymalizacje kosztowe, eliminację powielania procesów oraz zapewnienie spójności danych w obu systemach. Systemy CMMS umożliwiają rejestrację każdej części osobno, gwarantując precyzyjną weryfikację przydzielenia ich do eksploatacji. Dział techniczny pracuje głównie na systemie CMMS, co umożliwia automatyzację procesów poprzez rozdzielenie działań między pracownikami, eliminując „przezbrojenia” pomiędzy dwoma systemami.

Kliknij i poznaj nasze rozwiązanie CMMS System dla wsparcia działu utrzymania ruchu

ERP jako systemy, dobrze wspierają procesy związane z magazynowaniem. Natomiast wiele z nich, często odbywają się poza obrębem systemu, a ich stan jest odwzorowywany w systemie jedynie w kluczowych momentach – bez dokładnej hierarchii maszyn i komponentów. Integracja z system CMMS rozwiązuje ten problem.

W jaki sposób te założenia mogą funkcjonować w praktyce?
Pracownik działu utrzymania ruchu planuje naprawę, która wymaga użycia kilku części. Po zaznaczeniu opcji "Nowe zapotrzebowanie", system ERP automatycznie generuje dokument rezerwacji dla dostępnych w magazynie materiałów, sporządza dokumentację wydania dla celów serwisowych oraz inicjuje proces tworzenia zapotrzebowania i złożenia zamówienia zakupowego dla brakujących elementów.

Możliwości optymalizacji na podstawie danych w systemie CMMS

Systemy CMMS oferują szereg zaawansowanych funkcji, które mogą dodatkowo wspierać procesy związane z gospodarką częściami.

Jednym z przykładów są raporty zużycia oparte na Analizie Pareto, które pozwalają identyfikować najczęściej używane części zamienne i podejmować odpowiednie działania zarządcze. Dzięki temu, firmy mogą skupić swoje wysiłki na zarządzaniu kluczowymi częściami, co może prowadzić do znacznych oszczędności.

Modyfikacja stanów na podstawie historii: System CMMS jest w stanie monitorować zużycie części zasobów w określonym czasie, co umożliwia analizę trendów i optymalizację stanów magazynowych. Na przykład, jeżeli określone części są często zużywane w danym okresie, system może sugerować zwiększenie zapasów na ten czas.

Przewidywanie zapotrzebowania w kontekście analizy prewencyjnej: System CMMS może wspierać w planowaniu przeglądów i wymiany części. Może on generować automatyczne przypomnienia o konieczności zakupu części na podstawie historii zużycia i harmonogramu przeglądów. Ponadto, jeżeli po przeglądzie wystąpi awaria wymagająca użycia określonej części (np. UHT), system może przewidzieć, że taka sytuacja może się powtórzyć i zasugerować zamówienie dodatkowych części.

Planowanie budżetów na części: System CMMS jest w stanie monitorować wykorzystanie części, co umożliwia precyzyjne planowanie budżetu. Można uwzględnić czynniki takie jak inflacja, eksploatacja parku maszynowego i planowane zwiększenie parku maszynowego.

Optymalizacja procesu zamówienia na podstawie historii współpracy z dostawcą: Jeżeli dostawca ma długi czas dostawy, system CMMS może wspierać w planowaniu zamówień tak, aby były one składane odpowiednio wcześnie, zanim stan magazynowy spadnie poniżej minimum. System może przewidywać, kiedy to nastąpi, na podstawie historycznego zużycia części w konkretnych okresach.

PODSUMOWUJĄC:

W konkurencyjnym środowisku przemysłowym, efektywne zarządzanie magazynem technicznym i częściami zamiennymi jest kluczowym elementem skutecznego utrzymania ruchu. Dzięki systemom CMMS, firmy mogą zoptymalizować procesy związane z gospodarką częściami, minimalizując przestoje maszyn i zwiększając wydajność produkcji. Jednocześnie, integracja CMMS z systemami ERP oraz wykorzystanie zaawansowanych funkcji analizy danych pozwalają na jeszcze efektywniejsze zarządzanie zasobami i redukcję kosztów operacyjnych.

Warto zauważyć, że istnieje wiele innych funkcji i możliwości systemów CMMS, które mogą dodatkowo wspierać procesy związane z gospodarką częściami, takie jak inwentaryzacja za pomocą kodów QR czy integracja z systemami magazynowymi produkcyjnymi. Jednakże, kluczem do sukcesu jest zrozumienie potrzeb i wymagań konkretnego przedsiębiorstwa oraz odpowiednie dostosowanie systemu CMMS do tych potrzeb.