Wdrażanie systemu CMMS: co może pójść nie tak i jak tego uniknąć?

Wdrażanie nowego narzędzia pracy zmieniającego sposób działania organizacji to zawsze ogromna zmiana na wielu płaszczyznach. Rozpoczynając wdrażanie systemu CMMS bardzo często myślimy o potencjalnych korzyściach z jego użytkowania. Jednak zanim do tego dojdzie, czeka nas jeszcze długa droga do cieszenia się ze wsparcia systemu w codziennej pracy. Samo wdrożenie nie jest prostym procesem, a drogą pełną potencjalnych przeszkód i zagrożeń. Co może pójść nie tak podczas wdrażania systemu CMMS? Czego warto być świadomym? Jak odpowiednio przygotować się do tej ‘wdrożeniowej drogi’?

Zaangażowanie odpowiednich osób

Wdrażanie systemu CMMS nie jest celem samym w sobie. Nie dotyczy tylko jednej, pojedynczej osoby, a całych działów w organizacji. Podobnie, do realizacji tego projektu konieczne jest zaangażowanie kilku osób. Przede wszystkim należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sam projekt, która będzie pośredniczyć w kontaktach z firmą dostarczającej nowe rozwiązanie. Poza tym kluczowe jest też wsparcie i zaangażowanie kierownictwa w projekt. Widoczne i jednoznaczne wsparcie specjalistów z firmy zajmującej się dostarczeniem systemu CMMS zwiększa zaufanie pracowników niższego szczebla. To z kolei znacząco ułatwia całą współpracę

Brak takiego wsparcia czy brak osoby odpowiedzialnej za projekt może prowadzić do paraliżu decyzyjnego. Również zbyt małe zaangażowanie pracowników firmy może stworzyć chaos komunikacyjny, zarówno wewnętrzny jak i zewnętrzny. Nie wspominając o znaczącym wzroście ryzyka zakończenia całego projektu niepowodzeniem.

Chęć do zmiany

Z innej strony, wdrażając nowe rozwiązanie, zmieniając dobrze znany i przyswojony już sposób pracy, możemy natrafić na opór pracowników. Odpowiednie zarządzanie zmianą, przez którą przechodzi przecież cała organizacja ma ogromny wpływ na przebieg projektu, który jest kluczowym elementem zmiany. Dlatego ważna jest odpowiednia komunikacja
z pracownikami, zadbanie o przekazywanie informacji i posiadanie strategii działania. Źródłami przecież naturalnego niepokoju może być tendencja do wypracowywania własnych nawyków działania, która w środowisku pełnym zmian i wyzwań daje poczucie kontroli. Natomiast nadchodząca zmiana może wiązać się z przewidywaną groźbą zakłócenia bezpieczeństwa.

To wszystko wymaga opracowania wizji wdrożenia, odpowiedniej strategii komunikacji, zadbania o przeszkolenie pracowników, motywowania za pomocą nagród czy wprowadzania systemu etapami. Komunikacja, partycypacja oraz wsparcie to właściwy kierunek działania, podobnie jak i poruszenie następujących kwestii:

• Skąd wzięła się potrzeba zmiany?
• Jaki jest cel i jakie możliwości da wdrożenie nowego narzędzia?
• Co pozostanie bez zmian, a co zmieni się lub będzie inne?
• W jaki sposób angażuje się kierownictwo oraz jakie są następne krok działania?
• Z kim można się kontaktować by uzyskać więcej informacji?

Przygotowanie danych

Poprawne wdrożenie systemu CMMS wymaga również przygotowania odpowiednich danych. Jako nowoczesne narzędzie do zarządzania utrzymaniem ruchu, system CMMS potrzebuje dostępu do właściwych informacji od samego początku. Bez odpowiednich oraz poprawnych danych trudno wykorzystać ogromny potencjał skrywany przez nowe narzędzie pracy.  Dlatego przed rozpoczęciem projektu wdrożeniowego konieczne jest przeprowadzenie wewnętrznej inwentaryzacji w celu zebrania danych, a następnie przygotowanie ich w odpowiednim formacie do implementacji.

Na jakie obszary warto zwrócić uwagę? Szczegóły przedstawiliśmy na poniżej grafice:

Wskaźniki sukcesu wdrożenia

W jaki sposób można określić, czy wdrożenie zakończyło się sukcesem? Na jakiej podstawie można dokonać późniejszej ewaluacji całego projektu oraz jego krótkofalowych i długofalowych skutków?

To nic prostszego, jeśli na początku projektu wdrożeniowego zadbano o zdefiniowanie odpowiednich wskaźników sukcesu. Dzięki nim można łatwo określić, czy projekt wdrożeniowy zakończył się sukcesem, a cele organizacji zostały osiągnięte. System CMMS to narzędzie wspierające pracę działu Utrzymania Ruchu, mające na celu zwiększenie efektywności pracowników, ułatwienie pracy. Daje możliwość m.in. planowania działań prewencyjnych,predykcję możliwych awarii czy optymalizacji wydatków oraz zużywania zasobów. Dlatego takimi wskaźnikami może być:

• Wydajność zespołu UR
• Szacowany vs Rzeczywisty czas pracy
• Koszty i wydatki na działania prewencyjne w stosunku do ilości awarii
• Wskaźniki efektywności
  
  
  

Kliknij i poznaj nasze rozwiązanie CMMS System dla wsparcia działu utrzymania ruchu

 

Poszukaj odpowiedniego wsparcia

Dodatkowo, naprawdę warto poświęcić czas na znalezienie informacji o dobrych, sprawdzonych praktykach. Znajdziesz je, szukając np. artykułów lub innych treści dotyczących wdrażania rozwiązań CMMS. To prawdziwa skarbnica wiedzy i cennych wskazówek dotyczących możliwych wyzwań. Nie obawiaj się też kontaktu z dostawcami szukanych przez Ciebie rozwiązań – z chęcią rozwieją Twoje wątpliwości.

Ważna jest też odpowiedź na pytanie o własne potrzeby organizacji, o wymagane funkcjonalności czy konieczne integracje z innymi systemami. Nawet dobrze wykonany projekt wdrożeniowy sam w sobie może okazać się kosztowną porażką w szerszej perspektywie, jeśli nie odpowie na potrzeby organizacji.

Co, jeśli kilka systemów CMMS spełnia nasze wymagania? Przy wyborze właściwego rozwiązania warto przyjrzeć się firmie, która oferuje dane narzędzie. To właśnie jej pracownicy staną się Twoimi partnerami i doradcami w trakcie realizacji projektu. Doświadczenie zdobyte przy pracy z różnymi Klientami i przy wielorakich projektach, świadomość możliwych zagrożeń, wysoki poziom wiedzy eksperckiej to tylko niektóre z czynników, które warto wziąć pod uwagę.

Być może to właśnie my, zespół Profesal, będziemy idealnym wyborem dla Ciebie i Twojej firmy!